ARS - Tableau de bord médico-social 2020 : points de vigilance

16/07/2020
Uriopss Pays de la Loire

"En Pays de la Loire, près de 1400 ESMS et 94 organismes gestionnaires (OG) ont validé la campagne 2019 du Tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social (TdB ESMS).

Dans un contexte d’évolution des modalités de financement et de régulation du secteur médico-social, les établissements et services doivent renforcer leur pilotage interne et s’approprier de nouvelles logiques de gestion. Les données du Tableau de bord de la performance permettent ainsi d’améliorer l’efficience interne, de développer des stratégies de coopération avec d’autres structures, de positionner les établissements ou services au sein du territoire et de hiérarchiser les actions d’amélioration.
 
Le Tableau de bord de la performance s’intègre totalement dans la démarche de contractualisation et de connaissance de l’offre, en donnant à ses utilisateurs – qu’ils soient ESMS, OG, ARS ou CD – une vision d’ensemble des établissements et services et de leurs problématiques.

Les données du TdB sont essentielles. Elles sont utilisées par l’ARS et les CD tout au long de l’année, pour mieux connaître l’offre régionale, éclairer les décisions, et suivre la mise en œuvre des orientations régionales et départementales. Elles ont aidé et aident encore l’ARS et les CD des Pays de la Loire pendant la crise sanitaire (répartition des dotations en masques, estimation des besoins en tests virologiques, etc.). La fiabilité de ces données est donc primordiale.

En raison de la crise sanitaire, la campagne 2020 (qui portera sur les données 2019) a été décalée.
Elle se déroulera exceptionnellement selon le calendrier suivant :

Jusqu’au 31 août 2020 du 1er septembre au 16 octobre 2020 du 26 octobre au 20 novembre 2020 Décembre 2020
Préparation de la campagne, gestion des utilisateurs et recueil des données Saisie des données 2019
sur la plateforme		 Fiabilisation des données : vérification et correction des données erronées Accès au benchmark (parangonnage)

 

ETAPE 1 : Téléchargez le kit d’outils 2020 afin de préparer la phase de saisie dans le Tableau de bord.

L’ANAP a mis en ligne le kit d’outils 2020 afin d’aider les ESMS et OG à préparer la campagne 2020 du Tableau de bord de la performance.

Vous êtes dès à présent invité(e) à télécharger le kit d’outils 2020 sur le site de l’ANAP afin de préparer le recueil des données en vue de l’ouverture de la plateforme, prévue du 1er septembre 2020 au 16 octobre 2020. Nous vous encourageons vivement à anticiper dès à présent la collecte de données, à l’aide de la grille de préparation intégrée au kit.

Pour télécharger ce kit, vous devez disposer d’un compte sur le site de l’ANAP.

Le site internet de l’ANAP sur lequel vous pouvez récupérer le kit d’outils et la plateforme Tableau de bord sur laquelle vous devez saisir vos données sont deux espaces totalement distincts. Les identifiant / mot de passe permettant l’accès aux documents sur le site de l’ANAP sont créés par vos soins, directement sur le site internet de l’ANAP. Ce ne sont pas les mêmes que ceux que vous utilisez pour accéder à PLAGE et à la plateforme Tableau de bord.

Vous avez également la possibilité de télécharger le kit depuis les pages des sites internet de l’ARS des Pays de la Loire et de la MAPES dédiées au Tableau de bord de la performance MS.

Le kit d’outils 2020 comprend :

  • La grille de préparation à la collecte qui permet aux acteurs d’identifier et d’anticiper en amont de la collecte de données les informations qui seront à saisir.
  • Le guide des indicateurs qui fournit les informations utiles au remplissage des données et à l’utilisation du tableau de bord, en apportant des éléments d’interprétation et en précisant les modalités de calcul des indicateurs.
  • Une synthèse des évolutions intervenues pour la campagne 2020
  • Une synthèse des nomenclatures SERAFIN-PH pour le tableau de bord qui facilite la bonne compréhension des prestations directes et indirectes à saisir dans le tableau de bord.
  • Des notices utilisateurs qui aident les ESMS, OG, ARS et CD à naviguer sur la plateforme Tableau de bord lors de la collecte des données et de la mise à disposition des restitutions.
  • Des guides de gestion des comptes de PLAGE qui facilitent la gestion des comptes – et notamment des comptes ‘administrateur principal d’établissement’ (APE) – par les ESMS, OG, ARS et CD.

Ce kit d’outils est complété par un module de formation en E-learning, mis à disposition par l’ANAP, qui vise à fournir une aide aux utilisateurs pour collecter, saisir et fiabiliser les données.
Ce module de formation est disponible sur le site https://campus.anap.fr/ . L’inscription est gratuite et les identifiant / mot de passe sont créés par vos soins directement sur le site. Ici encore, ce ne sont pas les mêmes que ceux que vous utilisez pour accéder à PLAGE et à la plateforme Tableau de bord.

ETAPE 2 : Vérifiez votre accès à la plateforme Tableau de bord.

Pour accéder au Tableau de Bord de la performance dans le secteur médico-social ( https://tdb-esms.atih.sante.fr ), tout utilisateur doit avoir un compte PLAGE et un rôle dans le domaine TDBESMS.

Lien vers PLAGE : https://plage.atih.sante.fr/#/accueil

Dans PLAGE, chaque utilisateur dispose d’un compte utilisateur unique, auquel sont associés des informations personnelles et un ou plusieurs profils et habilitations.

  • Chaque utilisateur dispose d’un identifiant et d’un mot de passe de connexion uniques pour accéder aux différentes applications qui sont dans son périmètre d’habilitation (dont le Tableau de bord de la performance – TDB ESMS).
  • Les identifiant / mot de passe sont les mêmes d’une campagne sur l’autre. En cas d’oubli de leur mot de passe, les utilisateurs peuvent cliquer sur  « Mot de passe oublié » sur la page d’accueil de PLAGE ( ! l’adresse mail associée au compte doit être toujours fonctionnelle, car un courriel contenant un nouveau mot de passe est alors adressé à cette adresse).
  • Chaque entité (ESMS / OG) doit avoir un administrateur principal d’établissement (APE) : cet APE gérera ensuite son propre compte et les comptes des personnes de son établissement.
  • Une entité ne dispose pas d’APE si elle n’a jamais participé à une remontée d’informations dans une application de l’ATIH.
  • Les demandes de création de compte PLAGE, de nouveaux profils et d’attribution d’habilitations supplémentaires sont effectuées directement par les utilisateurs via la saisie d’un formulaire.
  • Les procédures à suivre diffèrent selon que les utilisateurs disposent déjà ou non d’un compte PLAGE. Afin de connaître la procédure adaptée à votre situation, je vous invite à consulter le guide de gestion des comptes PLAGE (par les établissements) intégré au kit d’outils 2020.

Pour toute question ou problème sur la gestion des comptes vous pouvez contacter l’ARS et/ou le CD (pour les ESMS sous compétence exclusive CD), appeler la hotline téléphonique externalisée de l’ATIH au 08 20 77 12 34 (0,019 Euros TTC/min) ou adresser un mail à support@atih.sante.fr.

ETAPE 3 : Connectez-vous, à partir du 1er septembre 2020 sur la plateforme Tableau de bord pour saisir vos données.

La plateforme Tableau de bord (TDB ESMS), accessible à l’adresse https://tdb-esms.atih.sante.fr, est la plateforme développée par l’ATIH pour héberger le Tableau de bord. Elle sera ouverte du 1er septembre au 16 octobre 2020.

Il s’agit de la plateforme de recueil et de restitution qui permet de saisir, corriger et valider les données, ainsi que de consulter les restitutions à partir du mois de décembre.

A l’ouverture de la campagne, un fichier d’import sera disponible depuis la plateforme TdB. Ce fichier est distinct de la grille de préparation à la collecte intégrée au kit d’outils. A compter du 1er septembre, chaque structure pourra donc télécharger son propre fichier d’import, en se connectant à la plateforme avec ses identifiant / mot de passe habituels. Les données pourront être saisies sur ce fichier puis importées directement dans la plateforme (voir la notice utilisateurs du TdB à destination des ESMS intégrée au kit d’outils – page 18).

Une fois votre campagne validée, l’ARS, le CD ou le MAPES pourront être amenés à vous recontacter en cas de question sur les données déclarées.

ETAPE 4 : Consultez la documentation utile et contactez vos interlocuteurs pour toute question.

Vous pouvez contacter ou consulter :

  • La MAPES (en appui méthodologique à l’ARS et aux CD, pour toute question sur les indicateurs), à l’adresse et aux n° de téléphone suivants :

contact@mapes-pdl.fr
Justine BARLOUIS : 02 41 35 17 85
Monique COCARD : 02 41 35 24 05

Site internet de la MAPES (diffusion des outils et informations sur le Tableau de bord) :

Actualités : https://www.mapes-pdl.fr/actualites/
Outils et documentations (domaine « Comptabilité analytique et pilotage décisionnel ») : https://www.mapes-pdl.fr/outils-et-documentations/

 

  • Pour toute question concernant votre compte PLAGE (accès, identifiant, profils, etc.) ou le périmètre de la campagne (OG et ESMS concernés par la campagne) :

- L’ARS à l’adresse mail suivante : ARS-PDL-DOSA-TAB-BORD@ars.sante.fr
Site internet de l’ARS (page dédiée au Tableau de bord de la performance) : https://www.pays-de-la-loire.ars.sante.fr/medico-social-tableau-de-bord-de-la-performance

 

Pour toute question   

Les Conseils départementaux (pour les ESMS sous compétence exclusive CD, soit les EANM et SAVS).

 

  • L’ATIH (pour toute question technique concernant le fonctionnement de la plateforme PLAGE et/ou de la plateforme Tableau de bord - TDBESMS) :
    • à l’adresse suivante : support@atih.sante.fr
    • ou via la hotline téléphonique externalisée de l’ATIH au 08 20 77 12 34 (0,019 € TTC / min).

ETAPE 5 : Points de vigilance à considérer lors du renseignement du Tableau de bord.

L’exploitation des données issues des campagnes précédentes a permis de mettre en évidence quelques erreurs / oublis fréquemment commis(es) par les établissements et OG lors du renseignement du Tableau de bord.

Le document disponible ICI présente les points sur lesquels je vous demande de porter une attention particulière.

Je vous remercie par avance pour votre implication dans cette nouvelle campagne du Tableau de bord de la performance.

Mes équipes se tiennent à votre disposition pour vous accompagner durant cette campagne.

Cordialement,"

Pascal DUPERRAY
Directeur
Direction de l'offre de santé et en faveur de l’autonomie
__________________________________________________
Agence régionale de santé Pays de la Loire
CS 56233 - 44262 NANTES cedex 2
www.pays-de-la-loire.ars.sante.fr - ARS-PDL-DOSA-TAB-BORD@ars.sante.fr